Nieuws |    

Privacyverklaring Raakvlak

Bedrijfsgegevens
Raakvlak Verloningsserviice
Maaskade 83-a
3071 ND Rotterdam
Tel.: 010-4141535
E-mail: info@raakvlak.nl

1. Introductie en verantwoordelijkheden Raakvlak
Met haar HR-diensten ondersteunt Raakvlak flexwerkers, freelancers, zzp’ers en opdrachtgevers die actief zijn in de culturele sector.
Onder Raakvlak verstaan we de volgende entiteiten:
  • Stichting Raakvlak; verantwoordelijke voor de service verloning op basis van de Artiestenregeling dan wel de Gelijkgesteldenregeling;
  • Stichting Raakvlak Maatwerk; verantwoordelijke voor de service verloning op basis van de Artiestenregeling dan wel de Gelijkgesteldenregeling in situaties waarbij geen BTW verschuldigd is over de diensten van de uitvoerenden;
  • Raakvlak Payroll B.V.; verantwoordelijke voor de service payrolling/uitzenden op basis van de ABU-cao;
  • RAAK Belastingadviseurs B.V.; verwerker voor de financiële administratie en salarisadministratie voor Stichting Raakvlak, Stichting Raakvlak Maatwerk en Raakvlak Payroll BV,
allen gevestigd in Rotterdam, Maaskade 83-A,
Met één of meerdere van de entiteiten van Raakvlak kun je een overeenkomst aangaan, waarvoor we jouw persoonsgegevens verwerken. De betreffende entiteit vervult afhankelijk van die service de rol van verantwoordelijke of van verwerker in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming.
Verantwoordelijke betekent, dat de entiteit zelf het doel en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens bepaalt. Verwerker betekent dat de entiteit puur in opdracht van jou persoonsgegevens verwerkt. In het overzicht hierboven kun je zien welke rol een entiteit voor een service heeft. Hoewel we hierna voor de leesbaarheid van deze privacyverklaring de merknaam “Raakvlak” gebruiken, laat dit onverlet de hierboven vermelde rol van iedere afzonderlijke entiteit voor haar specifieke verwerking van persoonsgegevens.

2. Toepasselijkheid van deze privacyverklaring
Deze privacyverklaring is van toepassing op zowel de persoonsgegevens die Raakvlak over jouw bezoek aan de website www.raakvlak.nl, verzamelt als die welke je via onze serviceportal, offerteaanvragen,  contact e-mails of per post met ons deelt. Het zorgvuldig omgaan met jouw persoonsgegevens is voor ons van groot belang. Niet alleen om te voldoen aan privacy regelgeving. Wij respecteren sinds jaar en dag de privacy van onze klanten en zien dit als een kernwaarde van onze werkzaamheden.

3. Grondslag voor verzamelen en verder verwerken persoonsgegevens
Raakvlak verwerkt jouw persoonsgegevens op grond van:
  • jouw uitdrukkelijke toestemming
  • en/of de met jou afgesloten overeenkomst
  • en/of het gerechtvaardigde belang van Raakvlak bij haar bedrijfsvoering en de uitvoering van haar services
  • en/of een wettelijke voorziening of verplichting.
4. Persoonsgegevens die we via onze website, offerteaanvragen en contactmails verzamelen
Op onze websites en webpagina’s informeert Raakvlak je over de entiteiten en hun services. Als verantwoordelijke verwerkt Raakvlak persoonsgegevens van jou als zzp-er, flexwerker of freelancer ten behoeve van payrolling, uitzenden, verloning, aangifte, heffing en afdracht van belastingen en premies. Dit zijn n.a.w-gegevens, geboortegegevens, bsn, gegevens over de functie, de gewerkte uren en de tarieven, facturaties, inhoudingen aan premies en belastingen, ziek- en betermeldingen. Van jou als ondernemer/opdrachtgever verwerken we bedrijfsgegevens, account gebruikersgegevens, account beheerdergegevens, accorderingsgegevens, ontvangen facturen en loonaanvragen.
Aansluitend is via de handleidingen per scherm inzichtelijk welke persoonsgegevens ten behoeve van een service worden verwerkt. Als je een aanvraag voor een offerte of een contactformulier invult, zie je op het betreffende scherm welke gegevens dit zijn.
Als Raakvlak een overeenkomst met jou afsluit, ben je gehouden om deze gegevens aan ons te verstrekken. Ingeval je dit niet doet, kunnen wij de betreffende service niet aan je verlenen. Indien deze gegevens nodig zijn vanwege een wettelijke verplichting voor Raakvlak of voor jezelf, overtreed je deze wettelijke verplichting en ben je aansprakelijk voor alle gevolgen van dien.

Als Raakvlak in het overzicht van de entiteiten verwerkervoor de service salarisadministratie is, ben je als ZZP-er, MKB of DGA de opdrachtgever en de verantwoordelijke. Je wordt verzocht om met Raakvlak eenverwerkersovereenkomst af te sluiten.

5. Gebruik persoonsgegevens en verstrekking aan derden
Raakvlak verwerkt persoonsgegevens alleen voor de services die je afneemt en voor het voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals de afdracht van belastingen en premies, en het doen van ziek- en betermeldingen.
Ingeval Raakvlak als (sub)verwerker optreedt, verwerkt en verstrekt Raakvlak de persoonsgegevens uitsluitend volgens de instructies van jou als opdrachtgever in de (sub)verwerkersovereenkomst. Raakvlak zal die persoonsgegevens niet voor andere doelen gebruiken of verstrekken.
Raakvlak verstrekt jouw gegevens niet aan derden, anders dan voor de uitvoering van de service-overeenkomst of de (sub)verwerkersovereenkomst noodzakelijk is, bijvoorbeeld aan de Belastingdienst, het UWV, gemeenten, de SVB en pensioenfondsen. Daarnaast kan Raakvlak voor het versturen van nieuwsbrieven en/of klanttevredenheidsonderzoeken gebruikmaken van diensten van derden.
Daarbuiten kunnen jouw gegevens aan derden worden verstrekt indien je hier expliciet toestemming voor hebt gegeven. Raakvlak kan jouw persoonsgegevens ingeval van (verdenking) van fraude aan opsporingsinstanties verstrekken. Jouw persoonsgegevens mogen ook tussen de entiteiten van Raakvlak worden uitgewisseld voor het verlenen van (aansluitende/aanvullende) services of het aanbieden van (nieuwe) services en nieuwsbrieven.

6. Persoonsgegevens die wij bij jouw bezoek op de website verwerken (cookies)
Als je onze website bezoekt kan Raakvlak persoonsgegevens van je verzamelen via functionele cookies of vergelijkbare technieken. Dit kunnen onder meer gegevens zijn als: IP-adres, cookie ID. Deze informatie wordt uitsluitend gebruikt om de inhoud van de website te verbeteren. Je kunt op de betreffende webpagina’s zelf kiezen om deze functionele cookies in te schakelen. Andere partijen en/of advertentienetwerken kunnen geen cookies plaatsen.

7. Bewaartermijnen
De persoonsgegevens die Raakvlak verwerkt, worden bewaard zolang dit voor de doelen en uitvoering van een service-overeenkomst nodig is. De bewaartermijn is hiermee afhankelijk van de duur en de aard van de met jou gesloten overeenkomst en jouw dienstverband. Raakvlak houdt daarnaast rekening met de wettelijke (fiscale) bewaartermijn van 7 jaar, waarna persoonsgegevens in handmatige en digitale bestanden worden vernietigd. Persoonsgegevens in back-ups worden al tijdens de reguliere back-up cyclus dagelijks, wekelijks en jaarlijks overschreven of gewist.

8. Beveiliging van persoonsgegevens
Raakvlak beveiligt jouw gegevens door middel van organisatorische en technische beveiligingsmaatregelen. Raakvlak maakt onder meer gebruik van virusdetectie, firewalls en intruderdetectie.
Op registrerende delen van onze website maken wij gebruik van beveiligde verbindingen (zogeheten Secure Sockets Layer of SSL). Dit gebeurt met name wanneer er persoonsgegevens tussen jou en onze websites worden uitgewisseld (bijvoorbeeld bij registratie of bij het invullen van een werkbriefje/verloningsopdracht). Wij beveiligen de toegang tot onze portals met wachtwoorden die aan specifieke eisen moeten voldoen. Je bent zelf verantwoordelijk voor het correct omgaan met je wachtwoord. Zodra je vermoedt dat een ander onrechtmatig gebruikmaakt van jouw wachtwoord, dien je ons zo snel mogelijk te informeren, zodat wij maatregelen kunnen treffen. Ook dien je je te houden aan de specifieke beveiligingsinstructies die we je geven als je toegang krijgt tot onze portals.

9. Communicatie
Raakvlak kan je periodiek mailingen sturen of je telefonisch dan wel per e-mail benaderen met betrekking tot informatie over onze services of je aanbiedingen doen. Daarnaast stuurt Raakvlak periodiek e-mails over betalingen die aan je gedaan zijn en over jaaropgave(s) die voor je gereed staan.
Indien je deze communicatie niet wenst, kun je dit aangeven via info@Raakvlak.nl. Ook heeft iedere e-mailnieuwsbrief een link waarmee je je kunt afmelden.

10. Jouw rechten
Inzage, correctie, verwijderen
Je hebt het recht om inzage, correctie en/of verwijdering van jouw gegevens te vragen. Indien je correctie vraagt, verzoeken we je om documenten bij te sluiten waaruit blijkt dat de opgenomen gegevens niet correct zijn en welke gegevens volgens jou wel correct zijn.
Eventuele verwijdering van jouw gegevens uit ons bestand kan volgens de wettelijke regels alleen, als jouw gegevens niet (meer) nodig zijn voor het doel waarvoor ze zijn verkregen of wanneer er geen wettelijke bewaarplicht voor geldt.
Wanneer jouw verzoek om inzage over een cookie gaat, verzoeken we je een kopie van die cookie mee te sturen. Je kunt die terugvinden in de instellingen van je browser.
Beperking van de verwerking en bezwaar
Je kunt Raakvlak ook vragen om de verwerking van bepaalde persoonsgegevens te beperken. Je kunt ook tegen het verwerken van die gegevens bezwaar maken als Raakvlak jouw persoonsgegevens verwerkt op grond van haar gerechtvaardigd belang of voor marketingdoeleinden.
Indien wij jouw persoonsgegevens uitsluitend verzamelen en verder verwerken op basis van jouw uitdrukkelijke toestemming, kun je die toestemming altijd weer intrekken.
Gegevensoverdraagbaarheid
Als Raakvlak in haar rol als verantwoordelijke jouw persoonsgegevens op basis van jouw uitdrukkelijke toestemming of een service-overeenkomst verwerkt, heb je het recht op gegevensoverdracht. Je kunt Raakvlak verzoeken om jouw persoonsgegevens in een gestructureerde, gangbare en machinaal leesbare vorm te verkrijgen of aan een andere verwerkingsverantwoordelijke over te dragen.

Contactadres
Verzoeken inzake jouw rechten kun je schriftelijk en ondertekend richten aan:
Raakvlak, Postbus 24001, 3007 DA Rotterdam.

Je kunt ook gebruik maken van het emailadres privacy@raakvlak.nl.

Je omschrijft in het verzoek van welk recht je gebruik wilt maken, voor zover relevant welke service-overeenkomst van Raakvlak het betreft en je sluit een kopie van een geldig wettelijk identiteitsbewijs bij. De kopie wordt na de verificatie van jouw identiteit vernietigd.
Raakvlak zal schriftelijk binnen vier weken op jouw verzoek reageren.

11. Klachten
Als je vindt dat Raakvlak niet rechtmatig met jouw persoonsgegevens omgaat of jouw rechten niet respecteert, kun je hierover bij ons een klacht indienen via privacy@raakvlak.nl. Je hebt ook de mogelijkheid om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

12. Wijzigingen privacyverklaring
Raakvlak behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in deze privacyverklaring. Op de website staat de laatste en geldende versie. Raakvlak beveelt je aan om de website in de gaten te houden en de privacyverklaring regelmatig te checken, zodat je van eventuele wijzigingen op de hoogte bent.
Datum laatste aanpassing: mei 2018